Case Study - Stadt Waltrop

Ausgangslage

Ein gemeinsames Arbeiten mit schneller Einsicht in alle Veranstaltungsorte bzw. Venues, ist aufgrund vieler manueller Insellösungen aus den unterschiedlichen Fachbereichen nicht vollumfänglich möglich.

Die verschiedenen Belegungscharaktere, angefangen von der einfachen Trainingsbelegung in örtlichen Sportstätten, bis hin zu Großveranstaltungen in der Stadthalle. Alle beinhalten unterschiedliche Aufwände der Planung sowie Detailinformationen bestimmter Buchungen.

Bis heute wurde eine Vielzahl an Buchungsinformationen regelmäßig in Excel Tabellen und anderen Tools abgelegt und teils manuell synchronisiert. Dies ist intransparent, fehleranfällig und nicht nur für Dritte nur bedingt nachvollziehbar.

Das Ziel war es, Prozesse ganzheitlich zu denken sowie mit innovativen Lösungen zu digitalisieren und schlussendlich Aufwände und Fehleranfälligkeiten zu reduzieren.

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Sören Backhove

Kulturbüro der Stadt Waltrop

Herausforderungen

Eine Software für alle Veranstaltungsprozesse, inklusive automatischer Erstellung und Beachtung von komplexen Entgeltsystemen und Abrechnungen.

Verschiedene Belegungscharaktere benötigen verschiedene Herangehensweisen. So ist es wichtig, dass die Softwarelösung Entgeltsysteme nach Nutzergruppen, Veranstaltungsarten und Leistungen automatisch unterscheiden kann.
Auch sollen Rechnungen und Mietverträge ohne Aufwand und vollautomatisch erstellt werden können. Eine zeitliche Tiefenplanung mit Aufgaben, Leistungen, Technik, etc. bis zum automatisch generierten Functionsheet müssen in der Lösung zudem komplett abgedeckt werden können.

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Lösung

Locaboo deckt als Komplettlösung alle Komplexitäten der Raumbuchung ab und ermöglicht darüber hinaus mit dem „Event Manager“ einen ganzheitlich gedachten und integrativen Veranstaltungsprozess.

Ab sofort kann jeder Fachbereich selbst entscheiden, welche Details und Informationen zu einer Veranstaltung hinterlegt werden sollen. Während für Sportstätten einfache Einzel- bzw. Serientermine generiert werden, sind in der Stadthalle hingegen Abfragen wie Personenanzahl, Bestuhlungsformen und mehr notwendig. Dies kann nun in Locaboo alles detailliert hinterlegt werden. Der Prozess von Angebotserstellung bis hin zu Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung läuft nun automatisiert. Aufgrund der Vereinheitlichung und der zentralen Steuerung aller Prozesse sind diese jetzt optimiert, weniger fehleranfällig und weniger aufwändig zu pflegen.

Locaboo ermöglicht uns durch die Vereinheitlichung und Digitalisierung der Prozesse, diese einfacher im Alltag zu bewältigen. Aufgrund einfacher Benutzerführung und einer Vielzahl von wichtigen Funktionen konnten wir darüber hinaus unsere Herausforderungen kostenschonend abdecken.

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Ein gemeinsames Arbeiten mit schneller Einsicht in alle Veranstaltungsorte bzw. Venues, ist aufgrund vieler manueller Insellösungen aus den unterschiedlichen Fachbereichen nicht vollumfänglich möglich.

Eine Software für alle Veranstaltungsprozesse, inklusive automatischer Erstellung und Beachtung von komplexen Entgeltsystemen und Abrechnungen.

Locaboo deckt als Komplettlösung alle Komplexitäten der Raumbuchung ab und ermöglicht darüber hinaus mit dem „Event Manager“ einen ganzheitlich gedachten und integrativen Veranstaltungsprozess.

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