Intransparenz bei Outlook:
Outlook ist ein beliebtes Tool, aus dem unter anderem auch Teilaspekte dafür verwendet werden, um Belegungen von Flächen und Räumen zu verwalten. Trotz einiger Vorteile von Outlook, wie der Möglichkeit, über den E-Mail-Austausch zu kommunizieren oder den Kalender zur Übersicht von gebuchten Ressourcen zu nutzen, weist die Software auch Schwächen auf, wenn es um Transparenz geht.
Outlook ist nicht speziell für die Verwaltung von Ressourcen entwickelt worden, weswegen Ressourcenverwaltung in diesem Sinne auch nicht möglich ist. Beispielsweise fehlen Funktionen, wie die Möglichkeit Inventar, Preise oder Nutzungsregeln zu hinterlegen. In diesem Fall muss oft Excel als weitere Software hinzugezogen werden, um zum Beispiel Preislisten zu erstellen oder bei anderen Funktionen auszuhelfen, die Outlook nicht bietet.
Transparenz ist allein aus diesem Grund nicht möglich, da Outlook keine umfassenden Berichtsfunktionen bietet, die es Benutzern ermöglicht, detaillierte Informationen über die Nutzung von Flächen und Räumen zu erhalten. Informationen, die möglicherweise auf unterschiedlichen Tools wie Outlook oder Excel gelagert werden, werden Benutzern nicht transparent zur Verfügung gestellt. Intransparenz kann die Planung und Überwachung von Raum- und Flächenbedarf erschweren. Benutzer müssen manuell prüfen, wann und wie sie Ressourcen buchen können, was zeitaufwendig und unzuverlässig sein kann. Problematiken, die beispielsweise daraus entstehen, sind Doppelbelegungen oder Reservierungskonflikte.
Intransparenz bei Excel:
Excel ist oft die erste und auf den ersten Blick einfache Lösung für alles, so auch für das Flächen- und Raummanagement. Auf den zweiten Blick lässt sich allerdings erkennen, wieso Excel womöglich nicht die geeignete Lösung ist, um Ressourcen zu verwalten.
Excel bietet lediglich eine interne Transparenz, sofern die Daten innerhalb eines Unternehmens, einer Organisation, einer Kommune oder einer Stadt geteilt werden. Um Flächen und Räume extern für Bürgerinnen und Bürger zugänglich zu machen, ist die Buchung oft nur auf Anfrage möglich, was den Prozess wesentlich erschwert.
Eine transparente Einsicht in die Daten, wann beispielsweise die Sportstätten ihre Hallen für die öffentliche Nutzung buchbar machen oder wann der städtische Volleyballplatz für die private Nutzung gebucht werden kann, gibt es nicht.
Excel bietet, ebenso wenig wie Outlook, die Möglichkeit Informationen zur Ressourcenverwaltung transparent einzusehen, einen Überblick zu bekommen oder die Ressourcen selbst online buchen zu können.
Intransparenz einer analogen Lösung:
Verwaltung ist immer noch in vielen Bereichen analog. Dazu zählt vor allem die Verwaltung von Räumen und Flächen, ob es der Sportplatz ist oder der Belegungsplan der Schwimmhalle, vermeintlich schnell geht es handschriftlich.
Gerade die analoge Lösung kostet viel Zeit- und Arbeitsaufwand, um jeden Verein, Verband und jede Schule in wöchentlichen oder monatlichen Abständen einzutragen. Zudem ist diese Administration oft unübersichtlich und fehleranfällig, da sie keine Transparenz bietet, um alle Ressourcen im Überblick zu behalten.
Termine können sich leicht kreuzen, Buchungen gehen verloren oder Doppelbelegungen finden statt, was zu Ärgernissen und Frustration führen kann. Falls der analoge Plan verloren geht, müssen alle Termine neu generiert werden.
Lösung:
In vielen Städten und Kommunen steigt die Erwartung, die Digitalisierung voranzubringen und die Verwaltungsprozesse zu modernisieren. Auch das Onlinezugangsgesetz (OZG), das Bund, Länder und Kommunen seit Ende 2022 verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale digital anzubieten, trägt dazu bei, Ressourcenmanagement zu digitalisieren und transparent online zugänglich zu machen.
Eine geeignete Lösung ist eine dafür ausgelegte Software, die die Prozesse automatisiert. Locaboo bietet die Möglichkeit, Ressourcen digital zu verwalten, auf einen Blick übersichtlich zu sehen und transparent zu kommunizieren. Im Kalender sind alle Ressourcen für Kunden sichtbar eingetragen, was für einen transparenten Überblick sorgt und eine einfache Buchung ermöglicht. Ressourcen werden den Bürgerinnen und Bürgern online zugänglich gemacht und sind somit auch online buchbar.
Falls Sie eine transparente Lösung für Ihr Ressourcenmanagement brauchen, können Sie kostenlos eine Demo vereinbaren.