ADV


Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV)

Präambel

  • Locaboo ist ein Dienstleistungsangebot der LOY GmbH, Königsdorfer-Str. 25, 82515 Wolfratshausen (im Folgenden: Locaboo).
  • Locaboo bietet Dienstleistern verschiedenster Branchen (im Folgenden: Auftraggeber) die Möglichkeit, Räume & Ressourcen über das Internet zu verwalten und buchbar zu machen.
  • Locaboo verarbeitet in diesem Zusammenhang auch personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers.
  • Diese Vereinbarung ist gültig für die Laufzeit des Auftrages und gilt für alle Tätigkeiten bei denen Locaboo Mitarbeiter oder von Locaboo beauftragte Dritte mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers in Berührung kommen.
  • Eine vertragliche Beziehung zwischen Locaboo und Kunden des Anbieters kommt nicht zustande. Innerhalb der Vertragsbeziehung des Anbieters zu dessen Kunden ist Locaboo weder als Partner oder als Vertreter einer Partei, noch als Vermittler eingebunden. 

1. Gegenstand des Vertrages, Gegenstand dieses Auftragsverarbeitungsvertrages

Diese Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung stellt eine Ergänzung zum abgeschlossenen Hauptvertrag bzw. zu den akzeptierten Nutzungsbedingungen von Locaboo dar. Die Vertragsparteien gehen mit der Leistungsvereinbarung ein Auftragsdatenverarbeitungsverhältnis gemäß Art. 28 DSGVO ein. Um die Rechte und Pflichten aus dem Auftragsdatenverarbeitungsverhältnis gemäß der gesetzlichen Verpflichtung zu konkretisieren, schließen die Vertragsparteien die nachstehende Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung (ADV).

Folgende Datenarten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung und unterliegen Art. 4 Nr. 2 und Art.28 DSGVO:

  1. Personenstammdaten, z.B. Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, Position, Login-Daten
  2. Kommunikationsdaten, z.B. E-Mail-Adressen, Telefon-Nummer, Notizen
  3. Unternehmens- und Produktstammdaten, z.B. Mitarbeiter, Adressen, Kommunikationsdaten, Bankverbindungen, Buchungshistorie, Zahlungsdaten, Steuerdaten, weitere Beschreibungen
  4. Lieferantenstammdaten, z.B. Adressen, Ansprechpartner, Dienstleistungen, weitere Beschreibungen
  5. Inventardaten, z.B. Art und Menge des Inventars, Seriennummer, Modell, Typ, Inventar-Nummer, weitere Beschreibungen
  6. Prozessdaten, z.B. Anfragen, Buchungen, Rechnungen, Verträge, Workflows, weitere Beschreibungen
  7. Logdaten, z.B. Änderungshistorie, Login-Historie
  8. Vertragsstammdaten, z.B. Ansprechpartner, Vertragsbeziehungen
  9. Vertragsbezogene Dokumente, z.B. AGB, Verträge, Bestellungen, Rechnungen
  10. Weitere personenbezogene Angaben können von Locaboo und vom Auftraggeber hinterlegt werden.
  11. Angaben zu Angeboten des Auftraggebers (Raum- und Ressourcen-Belegungen jeglicher Art)

Zweck der Datenverarbeitung ist die Online-Verwaltung von Raum- und Ressourcen, einschließlich Anmeldungs- bzw. Buchungsmöglichkeit für Teilnehmer/Kunden.

Die Dauer der Datenverarbeitung sowie die vereinbarten Regelungen zur Vergütung, Kündigung etc. sind den allgemeinen Geschäftsbedingungen zu entnehmen. Die Dauer des Auftrages ist zeitlich nicht begrenzt, endet aber mit der Kündigung oder mit dem Löschauftrag des Locaboo-Accounts.

Ein Verstoß vom Auftraggeber oder Locaboo gegen diese Vereinbarung ist ein Grund, welcher zur fristlosen Kündigung des Auftrages berechtigt.

2. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

  1. Der Auftraggeber ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an Locaboo sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich. Er kann jederzeit die Herausgabe, Berichtigung, Löschung und Sperrung der Daten verlangen. Soweit ein Betroffener sich zwecks Löschung oder Berichtung seiner Daten unmittelbar an Locaboo wendet, wird Locaboo dieses Ersuchen schnellstmöglich an den Auftraggeber weiterleiten.
  2. Locaboo darf Daten ausschließlich im Rahmen der Weisungen des Auftraggebers erheben, verarbeiten oder nutzen. Eine Weisung ist die auf einen bestimmten Umgang von Locaboo mit personenbezogenen Daten gerichtete schriftliche gesetzeskonforme Anordnung des Auftraggebers. Die Weisungen werden zunächst durch den Hauptvertrag definiert und können von dem Auftraggeber danach in schriftlicher Form durch eine einzelne Weisung geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelanweisung). Weisungen, die über die vertraglich vereinbarte Leistung hinausgehen, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt.
  3. Locaboo hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften. Locaboo ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen beim Auftraggeber schriftlich bestätigt oder geändert wird.
  4. Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes mit Verfahrensänderungen sind gemeinsam abzustimmen und zu dokumentieren. Auskünfte an Dritte oder den Betroffenen darf der Locaboo nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen. Locaboo verwendet die Daten für keine anderen Zwecke und ist nicht berechtigt, sie an Dritte weiterzugeben. Kopien werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt.
  5. Der Auftraggeber führt das Verfahrensverzeichnis gem. § 4g Abs. 2 Satz 2 BDSG bzw. Art. 30 DSGVO. Locaboo stellt dem Auftraggeber auf dessen Aufforderung die notwendigen Informationen zur Aufnahme in das Verfahrensverzeichnis zur Verfügung.
  6. Die Personen des Auftraggebers, welche berechtigt sind, Weisungen gemäß dieser Regelung zu erteilen, werden durch den Auftraggeber bestimmt. Ist eine der genannten Personen auf längere Zeit verhindert, scheidet aus dem Unternehmen aus oder steht aus sonstigen Gründen nicht mehr zur Verfügung, ist rechtzeitig eine Ersatzperson zu bestellen und der anderen Vertragspartei unverzüglich in Textform mitzuteilen.
  7. Die Meldung von Weisungen gemäß dieser Regelung erfolgt an datenschutz@locaboo.com

3. Rechte und Pflichten von Locaboo

  1. Neben den vertraglichen Regelungen dieser Vereinbarung und dem Hauptvertrag wird Locaboo im Rahmen der Auftragsdatenverarbeiten und der Auftragsverarbeitung alle einschlägigen gesetzlichen Pflichten einhalten.
  2. Locaboo ist verpflichtet, das Datengeheimnis zu wahren. Er stellt ferner sicher, dass seine mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter entsprechend zur Vertraulichkeit, insbesondere auf das Datengeheimnis sowie die Einhaltung der Rechte und Pflichten dieser ADV verpflichtet werden oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen und in die Schutzbestimmungen des BDSG bzw. BDSG neu eingewiesen worden sind. Dies umfasst auch die Belehrung über die in diesem Auftragsdatenverarbeitungsverhältnis bestehenden Weisungs- und Zweckbindung. Auf Anforderung des Auftraggebers wird Locaboo eine explizite Erklärung nach § 5 BDSG bzw. Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b) DSGVO vorlegen (bspw. durch explizite Bestätigung, dass arbeitsvertragliche Regelungen geschlossen worden sind).
  3. Locaboo hat nach Maßgabe des § 4f BDSG bzw. Art. 37 DSGVO einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, der seine Tätigkeit gemäß §§ 4f und 4g BDSG bzw. Art. 39 DSGVO ausübt, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Sofern Locaboo keinen Datenschutzbeauftragten bestellt hat, benennt er einen für den Datenschutz zuständigen Mitarbeiter. Die Kontaktdaten eines bestellten Datenschutzbeauftragten bzw. des für den Datenschutz zuständigen Mitarbeiters werden dem Auftraggeber auf Nachfrage mitgeteilt.
  4. Locaboo informiert den Auftraggeber unverzüglich über Kontrollen, Ermittlungen und Maßnahmen durch die Aufsichtsbehörden. Locaboo ist verpflichtet, Anfragen von den Datenschutzaufsichtsbehörden unverzüglich an den Datenschutzbeauftragten des Auftraggebers oder an den Auftraggeber weiterzuleiten. Locaboo wird den Auftraggeber bei der Erstellung erforderlicher Datenschutzdokumentationen sowie der Beantwortung von Anfragen von Datenschutzaufsichtsbehörden nach seinen Möglichkeiten gegen Entgelt nach vorherigem Angebot und Beauftragung durch den Auftraggeber unterstützen.
  5. Locaboo ist vorbehaltlich einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers nicht befugt, Dritten oder dem Betroffenen Auskunft über die verarbeiteten Daten zu geben. Auskunftsersuchen wird Locaboo unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. Für die Wahrung der Betroffenenrechte ist der Auftraggeber verantwortlich. Locaboo wird jedoch angesichts der Art der Verarbeitung den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, dessen Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der Betroffenenrechte in Kapitel III der DSGVO nachzukommen.
  6. Locaboo wird den Auftraggeber nach dem Anwendungszeitpunkt der DSGVO bzw. des BDSG neu unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten nach seinen Möglichkeiten gegen Entgelt nach vorherigem Angebot und Beauftragung durch den Auftraggeber unterstützen.

4. Mitteilung bei Verstößen durch Locaboo

  1. Bei datenschutzrelevanten Störungen oder Verdacht auf Datenschutzverletzungen bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Locaboo verpflichtet, den Auftraggeber oder den Datenschutzbeauftragten des Auftraggebers unverzüglich zu informieren. Der Auftraggeber wird auf entsprechenden Hinweis von Locaboo erforderliche Weisungen schriftlich erteilen.
  2. Locaboo hat im Benehmen mit dem Auftraggeber angemessene Maßnahmen zur Sicherung der Daten sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen. Soweit den Auftraggeber im Zusammenhang mit den in dieser ADV-Vereinbarung zu verarbeitenden Daten Informations- oder Mitteilungspflichten nach § 42a BDSG oder Art. 33, 34 DSGVO treffen, wird Locaboo den Auftraggeber hierbei nach seinen Möglichkeiten gegen Entgelt nach separater Beauftragung unterstützen.
  3. Die Personen des Auftraggebers, welche im Falle eines solchen Verstoßes zu informieren sind, werden Locaboo separat mitgeteilt. Ist eine der darin genannten Personen auf längere Zeit verhindert, scheidet aus dem Unternehmen aus oder steht aus sonstigen Gründen nicht mehr zur Verfügung, ist rechtzeitig eine Ersatzperson zu bestellen und Locaboo über eine eMail an datenschutz@locaboo.com unverzüglich mitzuteilen.

5. Löschung und Rückgabe von Daten

  1. Vertragsgegenständlich überlassene Datenträger und Datensätze verbleiben im Eigentum des Auftraggebers.
  2. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Leistungen oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber, jedoch spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung hat Locaboo sämtliche in seinen Besitz gelangte Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände (wie auch hiervon gefertigten Kopien oder Reproduktionen), die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Ein Löschungsprotokoll ist dem Auftraggeber auf Anforderung vorzulegen.
  3. Locaboo hat Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufbewahren. Alternativ kann er sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.
  4. Locaboo bleibt bis zur vollständigen Herausgabe und/oder Löschung vertragsgegenständlicher personenbezogener Daten auch nachvertraglich nach den Regeln dieser Vereinbarung verpflichtet.

6. Unterauftragsverhältnisse

  1. Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung des Hauptvertrages beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die Locaboo z.B. als Telekommunikationsleistung, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Locaboo ist jedoch verpflichtet, zur Sicherstellung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
  2. Locaboo ist nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers berechtigt, Dritte mit der (vollständigen oder teilweisen) Erbringung der von ihm geschuldeten Leistungen zu beauftragen (Unterauftragsverhältnisse). Der Auftraggeber wird die Zustimmung aus unbilligen Gründen nicht verweigern. Die Zustimmung gilt als erteilt, sofern der Auftraggeber nicht binnen einer Frist von drei Werktagen auf die Mitteilung von Locaboo über die vorgesehene Beauftragung eines Unterauftragnehmers die begründete Ablehnung der Zustimmung zumindest in Textform erklärt.
  3. Wenn Unterauftragnehmer durch Locaboo eingeschaltet werden, hat Locaboo sicherzustellen, dass seine vertraglichen Vereinbarungen mit dem Unterauftragnehmer so gestaltet sind, dass das Datenschutzniveau mindestens der Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber und Locaboo entspricht und alle gesetzlichen sowie vertraglichen Pflichten beachtet werden. Ab dem Anwendungszeitpunkt der DSGVO wird Locaboo die in Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO beschriebenen Bedingungen für die Inanspruchnahme der Dienste eines weiteren Auftragsverarbeiters einhalten. Kommt der Unterauftragnehmer seinen Datenschutzpflichten nicht nach, so haftet Locaboo gegenüber dem Auftraggeber für die Einhaltung der Pflichten jenes Unterauftragnehmers wie für sein eigenes Handeln.
  4. Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt Locaboo die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

7. Datenschutzkontrolle

  1. Locaboo verpflichtet sich, dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten dem für den Datenschutz zuständigen Mitarbeiters des Auftraggebers zur Erfüllung seiner jeweiligen gesetzlichen Aufgaben im Zusammenhang mit diesem Auftrag Zugang gemäß § 6 Abs. 4 dieser ADV-Vereinbarung zu gewähren.
  2. Locaboo ist verpflichtet, dem Auftraggeber alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 Abs. 3 DSGVO niedergelegten Pflichten auf entsprechende Aufforderung zur Verfügung zu stellen und Überprüfungen zu ermöglichen, die vom Auftraggeber oder einem anderen von diesem zur Verschwiegenheit verpflichteten beauftragten Prüfer nach Maßgabe von § 6 Abs. 4 dieser ADV-Vereinbarung durchgeführt werden. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit ist Locaboo auf entsprechende Aufforderung nachzuweisen.

8. Schriftformklausel, Rechtswahl, Schlussbestimmungen

  1. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dieser ADV-Vereinbarung ist Wolfratshausen.
  2. Auf diese Vereinbarung findet das deutsche Recht unter Ausschluss des internationalen Privatrechts Anwendung.
  3. Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile - einschließlich etwaiger Zusicherungen von Locaboo - bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.
  4. Der Auftraggeber sowie jeder Nutzer erklärt sich damit einverstanden, dass Locaboo system- oder produktrelevante Information per E-Mail versendet. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
  5. Sollten einzelne Bestimmungen dieser ADV-Vereinbarung ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. Die Vertragsparteien verpflichten sich für diesen Fall, die ungültige Bestimmung durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der ungültigen Bestimmung möglichst nahe kommt. Entsprechendes gilt für etwaige Lücken der ADV-Vereinbarung.
  6. Der Anhang "Technische und -organisatorische Maßnahmen" ist Bestandteil dieser Vereinbarung.

Weiter zum Anhang "Technische und -organisatorische Maßnahmen".

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