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6 technische Anforderungen für Desk Sharing, welche in Ihrem Unternehmen notwendig sind.

Desk Sharing im Unternehmen: Diese 6 technischen Anforderungen sind wichtig.

Mareike Faelbers
Mareike Faelbers
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Die Ära von Corona hat die moderne Arbeitswelt nachhaltig verändert. Viele Unternehmen und Mitarbeiter haben den Wert des Homeoffice erkannt und wollen sich nicht mehr ganz von dieser Errungenschaft trennen. Doch den Betrieben ist vielfach unklar, welche technischen Anforderungen nötig sind, um nach der Pandemie ein hybrides Arbeiten möglich zu machen. Dieser Beitrag fasst die sechs wichtigsten technischen Rahmenbedingungen zusammen.

1. Mobilität mit passender Hardware sichern

Ob Notebook oder Headset - rund um das Projekt des hybriden Arbeitens im Betrieb ist es das A und O, die dafür nötigen Voraussetzungen zu schaffen. Diese Hardware ist die solide Basis für mobiles Arbeiten als entscheidenden Teil des zeitgemäßen Arbeitens.

Der Umfang der Anschaffungen hängt vom Unternehmen und der Branche ab. Bei der Auswahl sind neben den Klassikern von Preis und Leistung auch auf Kompatibilität mit anderen Hardware- beziehungsweise Software-Produkten, leistungsstarke Akkus und ein smartes Gewicht der mobilen Endgeräte zu achten. Auch Robustheit der Hardware ist ein Vorteil

2. Sichere VPN-Verbindung nutzen

VPN ist das Kürzel für Virtual Private Network. Es ermöglicht, innerhalb eines Unternehmens auch bei hybrider Arbeit perfekt und sicher vernetzt zu sein. Diese Vernetzung gestaltet sich ortsunabhängig. Es spielt keine Rolle, ob sich die Mitarbeiter im Unternehmen, an ihrem häuslichen Arbeitsplatz oder aber unterwegs beim Kunden beziehungsweise auf Geschäftsreise befinden.

Wichtig ist die Sicherheit. Ein VPN ist in diesem Zusammenhang eine kluge Lösung, die sich bewährt hat. Diese Form des Netzwerks schützt die Daten des Unternehmens vor dem Zugriff von unberechtigten Dritten - ein wichtiges Gut in den Zeiten von Cyberkriminalität & Co.

3. Daten zentral speichern

Ob Unternehmenssoftware, Fachanwendungen oder Daten - hybrides Arbeiten verlangt es, dass alle relevanten Programme beziehungsweise Datensätze zentral verfügbar sind. Zudem muss alles gut gesichert und professionellen Passwortschutz haben.

Moderne Cloud-Lösungen sind in diesem Kontext ein wertvolles Tool. Sie bieten zum einen eine smarte und leicht zugängliche zentrale Datenablage, zum anderen vermeiden sie Papierberge und sind daher auch aus ökologischer Sicht sehr empfehlenswert.

4. Online zusammenarbeiten

Softphones und Kollaborationssoftware sind für Online-Meetings ebenfalls essentiell. Es gib eine Menge Produkte auf dem Markt, die Online-Meetings zu einem effizienten und erfolgreichen Teil der Arbeit machen. Natürlich hat es hohe Bedeutung, dass alle Teilnehmer de dafür notwendigen technischen Voraussetzungen haben und auch bezüglich der jeweils verwendeten Software geschult sind.

Klassiker von Software-Produkten rund um solche Zusammenarbeit sind Skype, Zoom, Microsoft Teams, aber auch die Produkte, die als Freeware von diversen Start-Ups vertreiben werden, sind wertvolle Unterstützung.

5. Zutritt digitalisieren

Der Zugang zu Räumen, in denen effiziente Teamarbeit stattfindet, sollte digitalisiert sein. Denn dies ist das solide Fundament für Buchungen, die smart, schnell und sicher ausgeführt werden können.

Übersicht via Raumbuchungssystem über freie Plätze sind eine perfekte Basis. Der digitaler Zugang zu den Räumlichkeiten kann beispielsweise via Smartphone oder durch einen modernen QR-Code umgesetzt werden. So sind flexible Buchungen möglich, die bedarfsgerecht die Arbeitswirklichkeit in den jeweiligen Unternehmen beziehungsweise Teams abbilden.

6. Buchungssoftware nutzen

Um die Arbeitsplatzbuchung effektiv und fehlerfrei zu gestalten, braucht es eine klug entwickelte Software. Bewährt haben sich intelligente Desk Sharing Softwares, mit denen die Nutzung von Arbeitsplätzen professionell und präzise geregelt werden kann. Sie ermöglichen das ideale Matching von Arbeitsplatz und Mitarbeiter, vermitteln Raum zu kompetenter und kreativer Zusammenarbeit, ermöglichen durch interaktive Karten eine erstklassige Planung - und sind bedarfsgerecht und ohne hohen Einarbeitungsaufwand nutzbar.

Bitte klären Sie außerdem zunächst ab, ob Sie überhaupt eine Desksharing Software benötigen.

Desk Sharing - modern, effizient und nachhaltig

Immer mehr Unternehmen berichten, dass Desk Sharing zu einem Fortschritt geführt hat. Das betrifft nicht nur die Arbeitseffizienz. Es betrifft insbesondere auch die nachhaltigen Vorteile des modernen Systems. So werden Papierberge gespart, unnötige Energiekosten vermieden und die Umwelt geschont.

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