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Warum Sie KEINE Desk Sharing Software benötigen.

Das Thema Desk Sharing und hybrides Arbeiten ist in aller Munde. Aber passt Desk Sharing wirklich zu Ihrem Unternehmen?

Mareike Faelbers
Mareike Faelbers
Leute sitzen im Büro an geteilten Arbeitsbereichen.
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Am Thema Desk Sharing und hybrides Arbeiten kommt aktuell gefühlt keiner vorbei. Aber ist Ihr Unternehmen wirklich dafür geeignet, hybrides Arbeiten zu ermöglichen und z.B. Desk Sharing anzubieten? In diesem Beitrag lesen Sie, in welchen Fällen Ihr Unternehmen KEIN Desk Sharing benötigt.

Sie wissen nicht was Desk Sharing bedeutet

Wenn Sie nicht wissen, was Desk Sharing für Ihr Unternehmen bedeutet, dann klären wir Sie jetzt auf:

Desk Sharing ist ein Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeiter keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze mehr haben und es u.U. weniger Plätze als Personen gibt. Mitarbeiter sollen täglich flexibel einen passenden Platz wählen. Vor allem in Kombination mit der Möglichkeit auf Homeoffice und flexiblen Arbeitszeitmodellen bietet das Konzept viele Vorteile.

Die Corona Pandemie zwingt viele Unternehmen zum Umdenken, was flexible Arbeitsplatzmodelle und speziell die Arbeit aus dem Homeoffice angeht. Die Erfahrung hat gezeigt, dass das in vielen Branchen und Berufen gut funktionieren kann. Doch plötzlich gab es viele Betriebe, in denen zahllose Schreibtische leer blieben.

Da stellte sich vielen die berechtigte Frage: Brauchen wir wirklich dauerhaft so viele feste Arbeitsplätze und die damit verbundenen Kosten, wenn es auch anders zu funktionieren scheint? Desk Sharing ist ein vielversprechender Ansatz, um genau das zu erreichen.

Alle Mitarbeiter sitzen sowieso nur am gleichen Platz

Desk Sharing kann auf unterschiedliche Weise umgesetzt werden.

Der wesentliche Unterschied ist dabei, ob Mitarbeiter ihre Plätze im Vorfeld buchen können oder täglich am Beginn eines Arbeitstages einen freien Platz suchen müssen. Wenn eine Option auf Buchung angeboten wird, spricht man von Hotelling. Diese Buchung kann entweder über ausgewählte Personen oder eigenständig durch die Mitarbeiter über dafür geeignete Software vorgenommen werden.

Wenn Angestellte sich bei Ankunft einen freien Platz suchen, nennt man das auch Hot Desking.

Die Konzepte können gemischt werden, z. B. um sowohl fest buchbare Plätze für die tägliche Arbeit als auch spezielle Räume oder Bereiche für Activity Based Working anzubieten.

Wenn jedoch alle Mitarbeiter sowieso nur am gleichen Arbeitsplatz sitzen, benötigen Sie keine Desk Sharing Software!

Keine flexiblen Möglichkeiten im Büro zu arbeiten

Haben Sie keine Ausweichmöglichkeiten für Telefonate oder einfach nur für ein bisschen Ruhe bzw. Privatsphäre? Ebenso wird nicht immer zwingend ein kompletter Schreibtisch gebraucht. Manchmal gibt es z. B. Tage, an denen Angestellte viele Termine wahrnehmen müssen und deshalb nur zwischendurch einen Sitzplatz brauchen, um E-Mails zu bearbeiten. Stellen Sie zusätzliche Sitzgelegenheiten bereit, z. B. eine Sitzecke. Ruhezonen, Telefon-Zimmer oder einfach nur Besprechungsräume schaffen Abhilfe.

Wenn man flexibel einen Platz wählen soll, muss man sich auf eine überall gleiche Grundausstattung verlassen können. Angestellte sollen sich an jeden beliebigen Platz setzen und wie gewohnt arbeiten können. Mitarbeiter müssen wie bei fest eingerichteten Arbeitsplätzen die Option haben, den Arbeitsplatz ergonomisch auf die individuellen Bedürfnisse anzupassen, z. B. durch höhenverstellbare Tische.

Stellen Sie zudem jedem Mitarbeiter eine sicher verschließbare Gelegenheit zur Verfügung, wo persönliche oder für die individuelle Aufgabe benötigte Ausstattung verwahrt werden können, z. B. abschließbare Rollcontainer oder Spinde. So muss nicht jeder täglich alles zwischen zu Hause und Arbeitsplatz transportieren.

Ohne flexible Arbeitsmöglichkeiten bzw. Arbeitsorte können sich Ihre Mitarbeiter nicht frei und flexibel in Ihrem Büro bewegen und arbeiten wann und wo sie möchten.

Das Thema "Hygiene" wird klein geschrieben

Es muss dafür gesorgt werden, dass die Arbeitsplätze alle gleichermaßen sauber sind, damit sich Angestellte an jedem Schreibtisch wohlfühlen können. Mit der sog. "Clean Desk Policy" verpflichten sich Ihre Mitarbeiter den Arbeitsplatz vor und nach der Arbeit aufgeräumt und vollständig frei von persönlichen Gegenständen zu verlassen. Nur so können Mitarbeiter beliebige Plätze wählen und sicher sein, stets die gleichen Grundvoraussetzungen zu finden. Angestellte können selbstverständlich individuell wichtige Dinge mitbringen, müssen diese aber am Ende ihres Arbeitstages wieder entfernen. Außerdem dürfen keine sensiblen Informationen auf den Tischen verbleiben.

Wenn Angestellte potenziell täglich den Platz wechseln, muss ein passendes Hygienekonzept umgesetzt werden, z. B. die tägliche Desinfektion der Schreibtische und Geräte. Mithilfe von Software zur Buchung von Arbeitsplätzen kann das Reinigungspersonal unkompliziert feststellen, welche Plätze am jeweiligen Tag gebraucht wurden und diese gezielt desinfizieren.

Und noch ein weiteres Buchungs-Tool

Desk Sharing funktioniert nur dann gut, wenn alle Mitarbeiter damit arbeiten. Wenn Sie bereits bestehende Prozesse über eine Buchungs-Software abgebildet haben, macht eine weitere Desk Sharing Software wenig Sinn.

Vereinheitlichen Sie Ihre Buchungs-Tools und Buchungs-Prozess und nutzen Sie idealerweise nicht nur die "Standard" Desk Sharing Software damit Sie eine Software für diesen Anwendungsfall haben. Denken Sie perspektivisch weiter und an andere Anwendungsfälle.

Kleiner Tipp: Mit Locaboo lassen sich genau solch verschiedene Buchungs-Prozesse realisieren :-)

Desk Sharing via Excel-Liste reicht

Wenn die Platzwahl frei nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" funktioniert, können Stress, Unsicherheiten und Produktivitätsverlust entstehen. Diese Probleme vermeiden Sie, indem Sie ein System zur kurzfristigen Buchung von Plätzen anbieten, z. B. mithilfe einer geeigneten Software.

So können Angestellte verbindlich einen Arbeitsplatz für den nächsten Arbeitstag buchen, der zu den jeweiligen Arbeitszeiten und Aufgaben passt. Und falls bereits alles ausgebucht sein sollte, kann man den nächsten Arbeitstag direkt aus dem Homeoffice beginnen, statt vergebens ins Büro zu fahren.

Diesen Prozess mit einer Excel-Liste realisieren zu wollen ist hingegen weder transparent, noch zeitgemäß, noch einfach für die Mitarbeiter zu buchen oder zu organisieren. So sorgen Sie garantiert dafür, dass es keine flexible Arbeitsplatzbuchung gibt.

Fazit:
Nicht jedes Unternehmen benötigt Desk Sharing - jedoch werden es Ihre Mitarbeiter schätzen und lieben

Mögliche Vorteile durch Desk Sharing für Ihr Unternehmen finden sich primär im großen Potenzial für Einsparungen und die bessere Nutzung vorhandener Ressourcen. Kosten für Büroausstattung, Energie oder Miete sinken durch eine Mehrfachbelegung deutlich.

Weitere Vorteile finden sich auf der Seite der Mitarbeiter, welche z.B. Ansporn zu flexiblem Arbeiten durch abwechselnde Nutzung von Homeoffice und Präsenz haben. Hierbei wird der organische Weg zur besseren Vernetzung der Mitarbeiter und gleichzeitig kreative Tätigkeiten durch häufige Ortswechsel gefördert. Zudem kann jeder Mitarbeiter beliebte Arbeitsplätze nutzen.

Auf der anderen Seite funktioniert Desk Sharing nur mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Zusätzlicher Stress für Angestellte kann durch schlecht durchdachte Konzepte oder nicht eingehaltene Regeln verursacht werden - dies sorgt für eine schlechtere Arbeitsatmosphäre. Gibt es einen Betriebsrat im Unternehmen, sollte dieser mit in die Entscheidung für und Umsetzung des Desk Sharings einbezogen werden. So stellen Sie sicher, dass Sie für Ihre Angestellten eine produktive und angenehme Arbeitsatmosphäre anbieten.

Wenn Sie wissen, wie Desk Sharing erfolgreich in Ihrem Unternehmen funktionieren kann, sprechen Sie unser Locaboo Sales Team gerne an.

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