Hot Desking ist ein Konzept zur Organisation von Arbeitsplätzen, bei dem sich Angestellte täglich flexibel einen Arbeitsplatz buchen, statt an ihrem angestammten Platz zu arbeiten. Der Gedanke dahinter ist, dass an einem durchschnittlichen Arbeitstag einige Schreibtische frei bleiben, weil jemand krank ist, Urlaub hat, im Außendienst unterwegs ist oder von zu Hause aus arbeitet. Warum also sollte man diese leeren Tische vorhalten, wenn diese einfach von anderen Mitarbeitern gebucht werden können?
Stattdessen suchen sich Mitarbeiter jeden Tag einen freien Platz und verlassen diesen nach Ende der Arbeitszeit im ursprünglichen Zustand. Voraussetzung ist aber immer, dass das Arbeitszeitmodell in der Praxis auch wirklich so flexibel ist, dass nicht jeder Mitarbeiter jeden Tag einen festen Platz benötigt. Das Konzept ist eine mögliche Variante des Desk Sharing.
Ein großer Vorteil ist die mögliche Kostenersparnis: Wenn ein Unternehmen weniger Arbeitsplätze unterhalten muss, weil die Angestellten sie flexibel nutzen, muss weniger Bürofläche finanziert werden.
Auch Ausgaben für Büroausstattung und Arbeitsmittel sinken. Aus Sicht der Mitarbeiter bietet Hot Desking mehr Flexibilität, z. B. bei der Gestaltung der Arbeitszeit nach der aktuellen Aufgabe. Manche Mitarbeiter genießen auch die Abwechslung, welche die freie Arbeitsplatzwahl mit sich bringen kann. Auch der wechselnde Kontakt zu unterschiedlichen Kollegen kann positiv für die Vernetzung und Kooperation der Angestellten sein.
Hot Desking kann für Angestellte zusätzlichen Stress bedeuten. Teams könnten getrennt werden und Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten könnten fehlen. Es besteht die Gefahr, dass man aufgrund hoher Auslastung manchmal keinen freien Schreibtisch findet. Das kann die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter senken. Auch wird es schwieriger, persönliche Gegenstände oder für die individuelle Aufgabe nötige Mittel sinnvoll zu verstauen, wenn sich der Arbeitsplatz laufend ändert.
Das Konzept bietet sich an, wenn ein Unternehmen bereits flexible Arbeitszeiten, Teilzeit, mobiles Arbeiten oder die Möglichkeit auf Homeoffice anbietet. Denn in diesen Fällen ist es oft realistisch, dass im Alltag weniger Arbeitsplätze gebraucht werden, als es Mitarbeiter im Unternehmen angestellt sind.
Die IT-Infrastruktur des Unternehmens sollte z. B. ortsunabhängiges Arbeiten erlauben, damit sich die Mitarbeiter von jedem Arbeitsplatz aus und von außerhalb problemlos mit ihrem persönlichen Zugang anmelden können. Eine Buchung des Arbeitsplatzes muss einfach und übersichtlich möglich sein. Die Arbeitsplatzbuchung kann mit Hilfe einer Software ohne großen Integrationsaufwand realisiert werden.
Hot Desking gehört zum Hybriden Arbeiten - das Arbeitsmodell der Zukunft - was in die Kultur moderner Unternehmen bereits Einzug gehalten hat. Schnell einen Arbeitsplatz zu finden, welcher genau auf die Bedürfnisse passt ist notwendig. Als Herausforderung für Unternehmen gilt sicherzustellen, dass alle Möglichkeiten für ein flexibles Arbeiten sicherzustellen.
Die Hot Desking Software Locaboo macht die Suche nach einem freien Arbeitsplatz einfach und mit wenig Aufwand möglich. Teams können sich organisieren und gemeinsam arbeiten. Rückzugsorte oder Besprechungsräume können unkompliziert gebucht und freigegeben werden. Interne Policies, wie z.B. Berechtigungen und Buchungs-Regeln, runden das Angebot ab.
