Referenz Story

Handwerkskammer Düsseldorf

Automatische Workflows für Veranstaltung, Raumbuchung und Fuhrpark.
Die Handwerkskammer Düsseldorf setzt auf digitales Venue Management von Locaboo.

Logo der Handwerkskammer Düsseldorf
Ausgangslage

Interne- und externe Vermietung von Räumen, sowie des eigenen Fuhrparks ohne zentraler Anlaufstelle für Mitarbeiter und die Gewährleistung eines einheitlichen Workflows.

Das Veranstaltungsmanagement mit seinen individuellen und vielschichtigen Anforderungen bedarf einer für die Prozesse passenden und konfigurierbaren Plattformlösung.

Bisherige Excel-Lösung waren nicht mehr zeitgemäß und boten aufgrund einer Vielzahl von unterschiedlichen Nutzern eine Quelle für hohe Fehleranfälligkeiten. Auch die Plausibilitätsprüfung war so nicht möglich.

Die Veranstaltungsplanung sowie die Organisation des eigenen Fuhrparks konnten mit o.g. Mitteln nicht stetig aktuell und transparent gehalten werden.

Zu guter Letzt konnten Informationen weder zentral gebündelt noch Teamübergreifend bereitgestellt oder anderweitig verwertet werden.

Portraitfoto von Andreas Babel
Andreas Babel
Abteilungsleiter Veranstaltungsmanagement
Foto eines Veranstaltungsraums der Handwerkskammer Düsseldorf
Herausforderungen

Die digitale Plattform sollte Stakeholder sowohl intern- als auch extern verbinden und Informationen zur Nutzung von Räumlichkeiten und Fuhrpark transparent bereitstellen.

Wir waren auf der Suche nach einer digitalen Plattform, welche alle zentralen Daten der Raumvermietung sowie des Veranstaltungsmanagements aus den entsprechenden Teilprozessen für Nutzer zugänglich macht und gleichzeitig auch alle notwendigen Informationen von Mitarbeitern zentral weiterverarbeitet werden können.

Mit Locaboo haben wir eine Plattform gefunden, die aufgrund ihrer hohen Individualisierbarkeit nicht nur ideal auf unsere Prozesse abgestimmt werden konnte, sondern die auch die interne- wie auch externe Nutzung unterschiedlicher Stakeholder im Prozess kombinieren kann.
Andreas Babel
Abteilungsleiter Veranstaltungsmanagement
Lösung

Transparente Venue Management Lösung mit einfachen Workflows zur Steigerung der Effizienz - bei gleichzeitiger Reduzierung von Aufwand und internen Kosten.

Interne und externe Nutzer können nun selbstständig über einen Freigabeprozess Räume anfragen oder aber auch direkt selbst buchen. Außerdem können wir den Ablauf je nach Abteilung und Standort an unsere internen Abläufe individuell anpassen und bei Bedarf erweitern.

Durch individuell konfigurierbare Abfragen werden die für uns benötigten Informationen mit der Buchungsanfrage von den jeweiligen Nutzern direkt übermittelt.

Freie Kapazitäten unserer Räume, speziell aber unseres internen Fuhrparks können von Mitarbeitern nun schnell, einfach und direkt online eingesehen sowie unkompliziert gebucht werden. Unnötige und manuelle Umwege werden so gespart und  direkt digital abgebildet.

Dank der Vereinheitlichung des gesamten Workflows sowie der Flexibilität der Plattform im Bezug der Automatismen werden unsere Prozesse nun effizienter und einfacher im Handling.

Die Handwerkskammer Düsseldorf ist dank der Locaboo Plattform einen großen Schritt weiter im Bereich der Digitalisierung.

Andreas Babel
Abteilungsleiter Veranstaltungsmanagement
Video

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