Die Umstellung von der traditionellen Papierrechnung auf die elektronische Rechnungsstellung wird nicht nur empfohlen. Sie ist in Deutschland und der EU auch klar geregelt.
Bei E-Rechnungen handelt es sich um Rechnungen, die in einem strukturierten digitalen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet werden. So wird eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe ermöglicht.
Im Gegensatz zu traditionellen Rechnungen in Papierform oder als unstrukturierte PDF-Dateien enthalten E-Rechnungen standardisierte Datenfelder, die von Computersystemen gelesen und verarbeitet werden können.
E-Rechnungen bezeichnet den Prozess des Versendens, Empfangens und Verarbeitens von Rechnungen auf elektronischem Wege. In der Regel in einem strukturierten digitalen Format. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen sind elektronische Rechnungen so konzipiert, dass sie von Computern automatisch gelesen und verarbeitet werden können. Was die Effizienz erheblich steigert und Fehler reduziert.
Die größten Unterschiede zwischen digitalen und analogen Rechnungen sind:
E-Rechnungen enthalten bestimmte strukturierte Daten, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Zu den Hauptelementen gehören:
Diese Elemente sind tatsächlich standardisiert, um Einheit und Kompatibilität zwischen verschiedenen Systemen und Regionen zu gewährleisten. Bei Bedarf enthält die elektronische Rechnung noch weitere Informationen.
Elektronische Rechnungen bieten eine Reihe von Vorteilen, die den herkömmlichen Rechnungsstellungsprozess verändern bzw. sogar verbessern:
Elektronische Rechnungen werden automatisch verarbeitet. Sodass weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind und der gesamte Zyklus zur Rechnungsstellung beschleunigt wird.
Die automatisierte Buchung und Verarbeitung führt zu kürzeren Transaktionszeiten und verbessert das Cashflow-Management.
Elektronische Rechnungen reduzieren den Papierverbrauch, tragen zu geringeren CO2-Emissionen bei und unterstützen Nachhaltigkeitsinitiativen.
Weniger manueller Aufwand führt zu weniger Fehlern und einer genaueren Datenverarbeitung.
Einsparungen bei Druck-, Versand- und Lagerkosten führen zu deutlich geringeren Kosten.
Automatisierte Systeme verringern die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und sorgen für zuverlässige Daten.
Die elektronische Übermittlung von Rechnungen kann verschlüsselt werden, wodurch das Risiko von Verlust, Betrug oder unbefugtem Zugriff verringert wird.
E-Invoicing-Systeme können automatisch die Einhaltung von Steuergesetzen und -vorschriften überprüfen und so das Risiko von Strafen verringern.
Eine Rechnung (online) zu schreiben kann aber nicht nur für Privatpersonen von Vorteil sein. Auch Unternehmen profitieren davon. Weitere Vorteile von E-Rechnungen speziell für Unternehmen sind:
Eine schnellere und genauere Verarbeitung kann die Beziehungen zu Lieferanten und Verkäufern verbessern und kann insgesamt auch zu besseren Bedingungen führen.
E-Rechnungen liefern Echtzeitdaten, die für eine bessere Finanzplanung und -analyse genutzt werden können.
Die Systeme für digitale Rechnungen können einen Anstieg des Transaktionsvolumens problemlos bewältigen, ohne dass die Arbeitsbelastung entsprechend zunimmt.
In Deutschland und in der EU werden elektronische Rechnungen durch spezielle rechtliche Rahmenbedingungen geregelt, um ihre standardisierte Nutzung und Einhaltung zu gewährleisten. Die Vorschriften sollen effiziente und sichere Prozesse rund um das Erstellen einer Rechnung online ermöglichen und Transparenz und Kompatibilität über verschiedene Rechtsordnungen hinweg fördern.
E-Rechnungen in Deutschland
Seit November 2020 sind elektronische Rechnungen für öffentliche Aufträge in Deutschland gemäß der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) verpflichtend. Die Verordnung enthält einige wichtige Anforderungen, um die Einhaltung und Standardisierung zu gewährleisten:
Die deutsche Regierung setzt diese Anforderungen durch, um sicherzustellen, dass alle öffentlichen Stellen die E-Invoicing-Standards bei der elektronischen Rechnungsstellung einhalten. Die Nichteinhaltung kann zu Verwaltungsstrafen und Problemen bei der Zahlungsabwicklung führen. Dieser Rechtsrahmen standardisiert nicht nur die Rechnungsstellungspraktiken, sondern fördert auch die Transparenz und Rechenschaftspflicht innerhalb des öffentlichen Sektors.
EU-Richtlinie 2014/55/EU
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU schreibt die Verwendung elektronischer Rechnungen für grenzüberschreitende Transaktionen zwischen öffentlichen Verwaltungen innerhalb der EU vor. Ziel dieser Richtlinie ist es, einen einheitlichen Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung und digitale Rechnungsfreigabe in den Mitgliedstaaten zu schaffen, den Verwaltungsaufwand zu verringern und einen digitalen Binnenmarkt zu fördern. Zu den wichtigsten Aspekten der Richtlinie gehören:
EN 16931-Norm
Die Norm EN 16931 bietet einen umfassenden Rahmen für das semantische Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung. Diese Norm stellt sicher, dass elektronische Rechnungen einheitlich und zuverlässig sind und über verschiedene Systeme und Länder innerhalb der EU hinweg verstanden und verarbeitet werden können. Zu den wichtigsten Merkmalen der EN 16931 gehören:
Der durch die E-Rech-V, die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die Norm EN 16931 geschaffene Rechtsrahmen hat erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen und öffentliche Verwaltungen:
Der standardisierte Ansatz für die elektronische Rechnungsstellung gewährleistet eine EU-weite Harmonisierung und vereinfacht den Rechnungsstellungsprozess für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind.
Die automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen verringert den Verwaltungsaufwand und führt zu schnelleren Zahlungszyklen und einem verbesserten Cashflow.
Durch Standardisierung und Automatisierung werden die mit der manuellen Verarbeitung, Fehlern und der Einhaltung von Vorschriften verbundenen Kosten gesenkt.
Die rechtlichen Anforderungen fördern Transparenz und Rechenschaftspflicht bei Finanztransaktionen, verringern das Betrugsrisiko und stärken das Vertrauen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen.
Mehrere Programme und Standards erleichtern die Erstellung und Einführung von elektronischen Rechnungen in Deutschland und der EU. Zu den bekanntesten gehören ZUGFeRD und XRechnung.
Bei XRechnung handelt es sich um das Standardformat für E-Rechnungen im öffentlichen Sektor in Deutschland. Es gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungs-Verordnung und ermöglicht eine reibungslose Verarbeitung durch die öffentliche Verwaltung.
XRechnung verwendet das XML-Format, um Maschinenlesbarkeit und automatische Verarbeitung zu gewährleisten. Weshalb auch absolut empfohlen wird, Rechnungen mit XRechnung zu erstellen.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums für elektronische Rechnung Deutschland) ist ein weit verbreitetes Hybrid-Format, das strukturierte Daten und eine PDF-Datei kombiniert. Dies ermöglicht sowohl eine menschliche Lesbarkeit als auch eine automatisierte Verarbeitung, was es vielseitig und benutzerfreundlich macht.
Das duale Format kombiniert PDF und XML, so dass es sowohl für Menschen als auch für Maschinen einfach lesbar ist. Außerdem ist es kompatibel mit bestehenden Fakturierungs- und Buchhaltungssystemen und kann sowohl für B2B- als auch für B2G-Transaktionen verwendet werden.