Smart Occupancy - also das intelligente Nutzungsmanagement gebauter Umwelt - zielt darauf ab, die negativen Auswirkungen der Bebauung auf die Umwelt, aber eben auch auf öffentliche Haushalte und die Wirtschaft zu minimieren. Gleichzeitig sollen menschliche Aktivitäten gefördert werden, um so Innovation zu stärken. Soweit die Theorie, wie stellt sich aber die Praxis dar? Und wie ist der Sprung zu Smart Occupancy zu schaffen? Hier unsere Ideen dazu.
Wer sich über die Zukunft unserer Städte Gedanken macht, kommt um einige Tatsachen nicht herum: Einerseits drängen immer mehr Menschen in die Städte, andererseits ist der verfügbare Raum zum Wohnen, Arbeiten und zur Freizeitgestaltung schon heute knapp. Die Lösungswege haben mit Verdichtung zu tun - in der Bebauung zur Schaffung neuer und in der Auslastung vorhandener Räume. Beide Varianten haben natürliche Grenzen, verursachen aber unterschiedlich hohe Kosten. Es liegt also auf der Hand, dass die Erhöhung der Nutzungsdichte des vorhandenen Raumpotenzials den smarteren Weg darstellen.
In der Realität werden jedoch viele Räume nur zu einem geringen Prozentsatz genutzt - hier schlummert ein enormes Potenzial, das sich zur Deckung des Raumbedarfs intelligent ausschöpfen lässt. Voraussetzung ist, dass die Möglichkeiten der Mehrfachnutzung auch erkannt werden. Den Raum nicht nur als eine statische Größe zu betrachten, sondern auch die Zeit in die Abwägungen mit einzubeziehen, ist der erste Schritt: Räume können zum einen in zeitlicher Abfolge mehreren Menschengruppen mit ihren jeweils eigenen Intentionen den notwendigen Platz bieten, sofern eine stringente Organisation aufgesetzt wird. Diese Lösung wird als Nacheinandernutzung bezeichnet.
Davon zu unterscheiden ist die Nebeneinandernutzung von Räumlichkeiten, wie es beispielsweise in Coworking Spaces gelebt wird: Große Büroräume eröffnen die Chance, sich als Freiberufler oder Gewerbetreibender einfach einen Arbeitsplatz zu mieten - neben vielen anderen. Die Infrastruktur steht allen zur Verfügung, was wiederum Raum für Gespräche und damit einen wertvollen Erfahrungsaustausch eröffnet.
Dass die Mehrfachnutzung funktioniert, beweisen zahlreiche Beispiele - nicht zuletzt der gesellschaftliche Benefit ist nicht zu unterschätzen. Zwischenzeitlich eignen sich auch international agierende Unternehmen sowie Kommunen die Idee an und befassen sich mit der Organisation der Nacheinander- und Nebeneinandernutzung ihrer räumlichen Kapazitäten. Sie haben den Mehrwert erkannt, den sie sich als Immobilieneigentümer erarbeiten können. Die positiven Effekte sind sowohl ökonomischer als auch ökologischer Natur: Die Mehrfachnutzung reduziert deutlich die klimaschädlichen Emissionen, steigert jedoch im Gegenzug die Erlöse, die sich mit einer Immobilie erzielen lassen - und das sowohl bei Bürogebäuden als auch bei anderweitig genutzten Bauwerken.
Zwischenzeitlich eignen sich auch international agierende Unternehmen sowie Kommunen die Idee an und befassen sich mit der Organisation der Nacheinander- und Nebeneinandernutzung ihrer räumlichen Kapazitäten.
Grundlage für den Erfolg von Smart Occupancy ist auf jeden Fall ein intelligentes Management, im besten Fall eine Software, die den gesamten Workflow der Raumverwaltung via Raumbuchungssytem optimal abbildet. Wichtig ist, dass eine solche Lösung für unterschiedlichste Ressourcen geeignet ist und jedem potenziellen Nutzer einen unkomplizierten und zeitlich flexiblen Zugang eröffnet.
So sollten beispielsweise Sportstätten und Sitzungssäle, aber auch Räumlichkeiten für verschiedene Veranstaltungen einerseits sowie Coworking Spaces andererseits gesondert behandelt und gemeinsam vom Eigentümer verwaltet werden können. Das ist längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern lässt sich unkompliziert umsetzen. Die dafür anfallenden Kosten amortisieren sich leicht über die Mehreinnahmen - und vor allem die Zeiteinsparungen.
Die zuständigen Mitarbeiter werden schnell eine enorme Entlastung spüren, wenn sie auf umständliche Excel-Tabellen verzichten und Belegungspläne nicht mehr manuell abgleichen müssen: Eine Softwarelösung wie Locaboo erlaubt nicht nur die individuelle Steuerung der notwendigen Buchungsprozesse - und das in Echtzeit, die mit der Verwaltung befassten Mitarbeiter können sämtliche Anfragen sowohl manuell als auch automatisch freigeben und per Mausklick die Rechnungslegung initiieren. Ein weiterer nicht zu unterschätzender Vorteil: Die erfassten Daten lassen sich natürlich auswerten.
Benötigen Sie also einen genauen Überblick zu den effektiven Belegungszeiten, ist dies ebenso vorgesehen wie die Raumnutzung nach unterschiedlichen Nutzergruppen zu analysieren. Mit einem Wort: Als Immobilieneigentümer:in oder Office-Manager:in haben Sie jederzeit sämtliche Daten zur Hand, die ihnen die Einschätzung der Auslastung und damit des Handlungsbedarfs ermöglichen.
Der Megatrend Urbanisierung prallt auf Widerstand, wenn die Bebauungsdichte in den relevanten Gebieten bereits an ihre Grenze stößt. Nicht zuletzt sind die notwendigen Flächen längst ein ernstzunehmender Kostenfaktor geworden. Die enorme Nachfrage hat die Preise immer weiter in die Höhe getrieben, was die Kosten-Nutzen-Rechnungen von Neubauten negativ beeinflusst. Smart Occupancy ist dabei die nachhaltige und effiziente Lösung, da Leerstand oder die zu niedrige Auslastung von Raumressourcen ungeheure Summen verschlingt.
Eine gut gemanagte Erhöhung der Nutzungsdichte trägt nicht nur dem Nachhaltigkeitsgedanken Rechnung, sondern verbessert die Bilanzen. Insbesondere Kommunen sind hier aufgerufen, sorgsam mit Steuergeldern umzugehen - Smart Occupancy eröffnet hier ein enormes Potenzial. Was ist für die Umsetzung notwendig? Eine zeitgemäße Software wie Locaboo, die den gesamten Workflow der Raumverwaltung abbildet. Die Anschaffungskosten rentieren sich erfahrungsgemäß im Handumdrehen.
Gerne beraten wir Sie unverbindlich in einem persönlichen Gespräch über die Möglichkeiten einer Smart Occupancy Solution in Ihrem Kontext.